Data- en Informatiebeleid

Integere omgang met data

We gaan integer en vertrouwelijk om met jouw data op Floriday, wat geborgd wordt door een transparant en te controleren beleid: het Informatiebeleid van Royal FloraHolland. Het delen van data is noodzakelijk voor de dienstverlening van Royal FloraHolland, bijvoorbeeld voor het afhandelen van de orders, financiële verwerking, logistieke activiteiten en uitvoeren van correcties.

Met betrekking tot alle aan Royal FloraHolland toevertrouwde data geldt dat gebruikers van Floriday te allen tijde toegang hebben tot hun eigen data. Daarnaast geldt dat Royal FloraHolland voldoet aan de geldende wet- en regelgeving voor privacy, mededinging en data-security. Hierbij staat integriteit en vertrouwelijkheid voorop en kunnen we dit te allen tijde aantonen.

3 verschillende soorten data

Het Informatiebeleid borgt het gebruik en deelbaarheid van data. We maken onderscheid in 3 verschillende soorten data en toetsen dit aan onderstaande uitgangspunten:

  1. Publieke data
    Deze data is openbaar en mag extern gedeeld worden, zoals de informatie op de klok (prijs en stuks) of de openbare vraagprijs van het product in de Floriday Explorer. Het gebruik van data is altijd in lijn met het doel waarvoor het wordt gebruikt.

  2. Niet-publieke data
    Deze data wordt niet publiekelijk gedeeld, zoals data uit de directe handel. Indien nodig verstrekken we alleen de noodzakelijke informatie om een vraag te kunnen beantwoorden. Het delen van deze informatie dient in het belang te zijn van alle partijen verbonden aan de marktplaats. Hierbij kijken we naar:
    • Niet herleidbaar: Individuele gegevens zijn niet via Royal FloraHolland te achterhalen (mits toestemming van de kweker of koper en wettelijk toegestaan). Dit om de vertrouwelijkheid van individuele gegevens van kwekers en kopers te bewaken.
    • Geen kartelvorming: We voorkomen dat data gebruikt kan worden om onderlinge impliciete en expliciete afspraken te maken.
  3. Strikt vertrouwelijke data
    Deze data is uitsluitend voor individuele kwekers en kopers, zoals contracthandel, stickerinformatie en de exporteursmodule. Alleen de betreffende kweker en koper hebben toegang tot deze data. Voor support doeleinden wordt altijd toestemming gevraagd voor het raadplegen van deze data.

Op de website van Royal FloraHolland vind je meer informatie over het Data- en Informatiebeleid en het Data comité die toeziet op de uitvoering van het Informatiebeleid. Daarnaast vind je in deze PDF een compleet overzicht van alle uitgangspunten in het informatie- en databeleid van Royal FloraHolland.

Maatregelen

Onderstaande maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat we integer omgaan met data op Floriday en verloopt zoals vermeld in het Informatiebeleid.

De toegang tot data is beperkt tot medewerkers die dat uit hoofde van hun functie moeten hebben, zoals het Floriday support team om vragen te kunnen afhandelen.

Om het bewustzijn te verhogen zijn (en worden) alle Royal FloraHolland medewerkers (blijvend) getraind in de Gedragscode van Royal FloraHolland waarin onder meer is aangegeven hoe om te gaan met commercieel gevoelige informatie. Daarnaast is er veel aandacht voor Security Awareness trainingen (medewerkers hebben bijvoorbeeld een geheimhoudingsplicht).

Bij geconstateerde of gemelde overtredingen of afwijkingen is het HR beleid van toepassing, waar sancties in zijn vastgelegd.

Er zijn technische maatregelen genomen om toegang tot systemen te reguleren. Is de persoon die toegang wil hebben ook echt de persoon die hij/zij zegt te zijn (authenticatie) en wat mag je als gebruiker doen binnen een omgeving (autorisatie). Met de introductie van 2-Factor Authenticatie zorgen we bijvoorbeeld voor extra veiligheid bij het inloggen op het platform. Ook kun je middels permissies in Floriday instellen wie welke handeling mag uitvoeren. Daarnaast zijn procedurele maatregelen genomen hoe veranderingen worden doorgevoerd in IT systemen.

Het ‘Royal FloraHolland comité informatiebeleid’ formuleert het informatiebeleid en ziet toe op de uitvoering hiervan. Er is een Data Comité ingericht om de uitvoering van het Informatiebeleid in de praktijk te bespreken en te evalueren. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van Royal FloraHolland, kwekers en kopers, aangevuld met een externe onafhankelijke expert op het gebied van data. Daarnaast beoordeelt de Ledenraad nieuwe ontwikkelingen op Floriday. Hierbij heeft de Ledenraad altijd de mogelijkheid om bij te sturen.

Het Datacomité geeft jaarlijks opdracht aan een onafhankelijke partij om onderzoek te doen naar de opzet, het bestaan en de werking van bovenstaande maatregelen.

Wie heeft toegang tot data en hoe wordt dit verwerkt?

Onderstaande afbeelding geeft een totaaloverzicht van data in Floriday en voor wie deze data toegankelijk is en/of verwerkt kan worden

  • Live
  • Wordt niet ondersteund
  • Geen info beschikbaar
Leveranciers (kwekers) Klanten (kopers) Warehouse services Carrier services Payment Service Provider services Veiling services RFH Data Science* RFH Business Intelligence** RFH Insights
Floriday touchpoints
+
+
+

Het door klanten vastgelegde netwerk van leveranciers als basis voor directe verkoop. Artikel en aanbod aanvragen door klanten aan hun leveranciers.

Door leveranciers vastgelegde artikelen als basis voor verkoop, levering en betaling.

Door leveranciers vastgelegde partijen als basis voor aanbod beschikbaarheid en leveringen.

Na vastlegging van aanbod door kwekers wordt het ter beschikking gesteld aan de kopers.

Na vastlegging van het contract door kwekers en kopers kunnen afroeporders worden geplaatst.

Een verkooporder is een order gebaseerd op directe verkoop, klokvoorverkoop of klokverkoop. Daarnaast wordt een verkooporder automatisch gecreëerd op basis van geaccepteerde afroeporders bij contracten.

Klantstickers worden beschikbaar gesteld na het plaatsen van de verkooporders door de klanten aan de kwekers.

De lever opdrachten naar de klant locaties, klok of externe voorraad warehouses die door de kwekers worden vastgelegd. De lever opdrachten naar de klant locaties worden afgeleid van de verkooporders.

De fulfillment opdrachten voor het klaarmaken van de levering door de kwekers of warehouses en aankondigen van de levering aan het warehouse en/of de klant.

De transacties worden automatisch gecreëerd op basis van de verkooporders en fulfillment opdrachten voor de verrekening en betaling door de payment service provider.

Via de Floriday Messenger kunnen kwekers en kopers berichten naar elkaar sturen over topics in Floriday.

Wil je specifiek meer informatie over de data die gedeeld wordt bij klokverkoop, contracten, directe in- en verkoop? Klik hier voor meer detailinformatie.

Floriday is onderdeel van Royal FloraHolland

© 2017 - 2024 Floriday