4 tips voor optimaal gebruik van contracten

In de sierteeltsector wordt veel op basis van contracten gewerkt. In deze contracten worden langetermijnafspraken tussen kweker en koper vastgelegd. Een koper wil deze afspraken vooraf vastleggen, zodat de koper er zeker van is dat hij/zij op het juiste moment over de juiste artikelen beschikt. Een kweker kan de teelt hierop afstemmen en heeft de zekerheid dat de afgesproken hoeveelheden worden afgenomen. Er geldt namelijk een verplichting tot afname wanneer de afspraken in een contract zijn vastgelegd. 

Contractenmodule in Floriday

In Floriday kun je heel gemakkelijk langetermijnafspraken vastleggen door middel van de contractenmodule. Zowel de koper als de kweker kan de vaste aantallen op week - of maandbasis eenmalig vastleggen. De vastgelegde afspraken worden klantspecifieke aanbodsregels in Floriday, waarop beide partijen eenvoudig kunnen afroepen. Gedurende de looptijd van het contract kan het contract in overleg altijd gewijzigd worden. Zodra beide partijen akkoord zijn, gelden de nieuwe afspraken.
De contractenmodule is beschikbaar in de schermen van Floriday. Voor meer informatie over de koppeling van de contractenmodule met jouw eigen softwarepakket verwijzen we je graag door naar de softwareleverancier. In dit artikel geven we je een aantal tips om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de contractenmodule in Floriday.

Tip 1: Met bandbreedtes zorg je voor de juiste aantallen op het juiste moment

Een contract is vrij statisch; in deze dynamische sector is het lastig om exacte aantallen af te geven. In dit geval kun je een bandbreedte instellen. Door het aantal stuks in te stellen in combinatie met een minimum en/of maximum marge, ontstaat er een bandbreedte waarbinnen de kweker en koper kunnen afroepen op het contract. Blijkt het in die week toch niet het juiste aantal te zijn, dan is er de mogelijkheid om af te roepen buiten de bandbreedte. In dit geval is er altijd goedkeuring nodig van de andere partij. De marges zijn in te stellen voor prijs en aantallen; deze is nog niet in te stellen voor lengte en gewicht. 

Tip 2: Voeg alvast een alternatief artikel toe en ga voor optimale levergarantie

Mocht een bepaald artikel een keer niet leverbaar zijn, is het mogelijk om een alternatief te bieden tegen dezelfde voorwaarden. Door vooraf een alternatief aan het artikel in het contract toe te voegen, zorg je voor optimale levergarantie op het moment van afroepen.

Tip 3: Meerdere beladingen uitleveren

Door middel van het toevoegen van alternatieven, is het ook mogelijk om meerdere beladingen toe te voegen aan een artikel in het contract. Zo kun je ervoor zorgen dat de bestelling altijd op de juiste manier wordt aangeleverd.

Tip 4: Maak het afroepen zo gemakkelijk mogelijk

Zodra een contract is vastgelegd, kan zowel de kweker als koper eenvoudig afroepen. Je kunt afroepen voor één dag, maar ook voor meerdere dagen tegelijk. In dat geval maak je gebruik van een afroepschema. Daarnaast kan de kweker er ook voor kiezen om de afroeporders automatisch goed te keuren. Wanneer dit wordt ingesteld, wordt een afroeporder direct een verkooporder. 

Aan de slag met contracten

Met bovenstaande tips wordt het werken met contracten in Floriday nog gemakkelijker. Wil je meer weten over de functionaliteit contracthandel? Bekijk dan ons helpcenter voor kwekers en kopers. Voor vragen over het samenstellen van contracten of problemen bij naleving verwijzen wij door naar de Order Risico Adviseurs van Royal Flora Holland. Lees meer over de Order Risico Adviseurs.